지난 달 6일, 새로운 도메인 주소를 기반으로 한 통합학사시스템이 학사분야를 시작으로 첫 시범을 선보였다. 2000년부터 3차에 걸쳐서 구축된 기존 학사시스템이 시스템 간 상호 연계와 개발 인력에 차질을 빚기 시작하자 2017년 8월부터 전체적으로 새롭게 설계 및 기획된 통합학사시스템을 개발하기에 이르렀다. 이번에 새롭게 오픈된 통합학사시스템은 출범 이후 3단계의 추가 안정화 작업을 밟아 나가고 있으며 오는 11월 24일까지 지속적인 점검 및 보완을 거침으로써 진행될 예정이다. 향후 10~20년까지 지속될 학사·경영 관리 시스템의 기초를 담당할 시스템으로 커다란 내부 구조를 자랑하고 있다.

◇ 통합학사시스템 첫 출범 : 기획부터 개발 착수까지

대학 운영의 중점인 교육 활동이 이루어지기 위해서는 건물부터 시작해서 학사와 행정까지 다양한 업무가 필요하다. 이에 2017년 1월, 기존의 대학별 특징을 감안한 개별 업무 시스템을 표준화하기 위한 국립대학 자원관리시스템(이하 KORUS)가 등장해 전국 국립대학 행정업무를 담당하게 되었다. 교육정보원장 김태영 교수는 “근래의 하드웨어와 소프트웨어는 특히 빠른 속도로 발전하고 있기 때문에 학사 시스템 역시 점차적으로 추가되어 사용되어야 한다. 한국교원대학교 또한 KORUS를 통해 행정 업무를 처리하게 됨에 따라, 조사한 자료와 앞서 시작한 국립대학들의 선례를 바탕으로 학사와 경영을 담당하는 시스템의 개발을 시작하여 추진 중에 있다. KORUS와 개발 기술이 같기 때문에 학사 시스템과 행정 시스템 사이의 일관성을 유지하려 노력했다.”고 밝혔다.

◇ 새로 추가된 기능들, 그리고 청람포털 일원화

통합학사시스템은 ▲휴대폰 인증 ▲시설물 이용 예약 ▲소프트웨어 게시판(이전 게시판에서 제품 업데이트 및 소프트웨어 추가 진행 중이다) 등 다양한 기능을 선보이고 있다. 김태영 교수는 이 중 휴대폰 인증 기능에 대해 “이전 시스템에서는 몇 가지 사전 등록된 정보를 확인한 다음 기록된 이메일로 학번과 변경 비밀번호를 보내는 방식이었으나 본인 핸드폰을 이용한 실명인증으로 보안을 한 층 강화했다.”고 언급했다.

새로운 통합학사시스템 및 청람포털 도메인에 대해서는 “청람포털(pot.knue.ac.kr)은 기존 학사정보시스템(was.knue.ac.kr)보다 늦게 개발되어 SSO방식(단 한 번의 인증 절차로 다수의 애플리케이션에 접속 가능한 방식)으로 운영 중이었다. 그런데 수강 신청 등 동시 사용자를 많이 수용할 수 있을 만큼 경량화 되었던 기존 학사시스템에 비해 청람포털은 더 무겁고 사용률이 떨어졌었다. 이에 안정화가 끝난 후엔 모두 청람포털 서비스로 일원화될 예정이며 기존의 학사시스템은 안정화 단계까지만 통합학사시스템(haksa.knue.ac.kr)으로 임시 사용될 예정이다.”이라고 밝히며 “조만간 사용자 매뉴얼을 배포하여 각각의 새로운 기능들에 대해 설명할 것”이라고 덧붙였다.

◇ 버그 및 개선사항

통합학사 출범 기간이 여름방학 기간이었고 주요 학적 변동 신청 기간과 겹쳤기에 이에 대한 문의사항이 청람광장에 올라오곤 했다. 휴·복학 신청에 대한 학과장 결재가 완료되어야 수강신청이 가능한 상황이어서 특히 긴급했다. 이에 ‘휴·복학 대리결재’ 항목을 개발하게 되었다며 김태영 교수는 “학과장 결재를 위해서는 KORUS에 학과장 보직과 직무대리를 따로 등록해 놓아야 한다. 그러나 이것이 당일 새벽 한 번 적용되는 데다 직무대리는 3일 이상 발생할 경우에만 가능하도록 해놓았기에 학과장 혹은 전공주임이 3일 이상 부재한 경우에는 휴·복학 결재를 진행할 수 없었다.”라고 털어놓았다.

또한 현 통합학사시스템에서는 학과에서 해당 학생들의 변동 상황을 즉각적으로 알 필요가 있다고 판단하여 휴·복학 신청처럼 자퇴 인터넷 신청을 적용하어 제적생 처리와 함께 학과장 결재에 추가시킨 상황이다. 허나 본래 학칙에 없는 처리가 추가된 경우라 현재 조정 중이라는 사실을 언급하기도 했다.

◇ 기존 운영 사이트들과의 연계를 통한 향후 전망은?

김태영 교수의 말에 따르면 청람사이버가 통합학사 1차 오픈과 동시에, 그리고 논문표절 연계와 스마트캠퍼스 관련 사항이 순차적으로 연계가 되었으며 연구지원종합시스템 연계가 진행 중에 있다고 한다. 또한 “현재 학교의 전폭적 지원 하에 통합학사와 연계 가능하도록 청람사이버 전면 재구축을 진행 중에 있다. 사업기간은 3개월이며 연내에 교수 편리성 위주의 차세대 이러닝 시스템이 오픈될 예정이다. PC환경과 모바일환경의 화면의 인터페이스를 유사하게 꾸몄고, 모바일환경을 강화해 언제 어디서나 교육환경에 접속할 수 있도록 할 것이다.”라고 밝혔다. 추가로 청람광장의 사이버 수사대 정보요청이 잦아진 사실을 언급하며, 이러닝 시스템 실명제, 비실명제 여부가 2019년 본격적으로 진행됨에 따라 그 결과에 따른 청람광장 개편도 논의될 수 있을 것이라 귀띔했다.

타 학교의 경우는 가을 학기에 맞게 8월 말에 주로 오픈을 했지만 한국교원대학교는 8월 중에 있는 교육대학원 일정으로 인해 8월 초에 미리 오픈이 된 사정이다. 이 상황에서 미리 개선 사항을 도출할 수 있었으며 교수, 조교, 직원, 그리고 학생을 비롯한 사용자 그룹이 겪는 불편함을 ‘오류 및 개선사항 접수’ 게시판에 올릴 수 있다. 통합학사 시스템의 공식 개발 기간은 올해 11월 말까지이며, 내년까지도 지속적인 개선 작업을 예상 중에 있다.